fbpx

5 kroków do przygotowania się do wdrożenia ERP

Przygotowanie do wdrożenia ERP jest trudnym i ekscytującym zadaniem.

Jeśli czujesz, że Twoja firma jest gotowa na zmiany i modernizację swojego podstawowego systemu biznesowego – będziesz potrzebować jasnej wizji jak sprawić by działał. Udane wdrożenia ERP wymagają zarówno dobrego przygotowania wewnętrznego, jak i kompetentnego partnera do współpracy. Firma musi mieć jasną i ustrukturyzowaną wizję tego jakich oczekuje rezultatów.

Aby przyspieszyć realizację projektu i odnieść sukces we wdrożeniu ERP musisz być przygotowany pod względem kadrowym, zasobów finansowych i technicznych. Tak duży projekt będzie wymagał wiele wysiłku i uwagi podczas procesu wdrażania.

Aby płynnie zrealizować wdrożenia ERP możesz poznać, a następnie wziąć po uwagę wybrane, najlepsze praktyki dotyczące przygotowania do wdrożenia. Przygotowanie takich inicjatyw pomoże uzyskać poparcie zainteresowanych stron i ułatwi implementację systemu.

Oto pięć kroków, które możesz wykonać, aby uruchomić proces przygotowawczy:

1. Zidentyfikuj swoją strategię biznesową, cele i zadania

Po pierwsze, aby zrozumieć dlaczego potrzebujesz nowego ERP, musisz mieć strategię biznesową, cele i zadania. Napędzają one potrzebę wdrożenia ERP.

W trakcie tego procesu powinieneś znaleźć odpowiedzi na następujące ważne pytania:

  • W jaki sposób wdrożenie ERP jest dostosowane do strategii biznesowej.
  • Jakiego oczekujesz współdziałania nowego ERP z innymi komponentami w Twoim ekosystemie.
  • Jaką funkcjonalność powinien posiadać nowy system, aby rozwiązać problemy, które aktualnie dostrzegasz.
  • Jakie korzyści odniesie Twoja firma z wdrożenia nowego ERP.
  • Jaki będzie całkowity koszt projektu wdrożeniowego, aby te korzyści mogły zostać osiągnięte.

Wraz ze swoim zespołem możesz to zapisać w jednym dokumencie. Będzie on przydatny dla wszystkich, w całym procesie wdrażania, tak aby od samego początku uzyskać bardziej jasną wizję tego co zamierzacie osiągnąć.

2. Zidentyfikuj problemy, które chcesz rozwiązać dzięki wdrożeniu nowego systemu ERP i zbierz zespół do pracy nad projektem.

To ważne, aby zrozumieć jakie problemy i zagadnienia muszą zostać rozwiązane dzięki nowemu ERP. Można to osiągnąć konsultując się z różnymi działami Twojej firmy. W ten sposób zobaczysz jakie są główne wady obecnie stosowanych procesów.

Zaplanuj różne procesy biznesowe, aby ocenić czy będą zgodne z nowym systemem ERP. Jeśli nie, zastanów się, w jaki sposób można je dostosować lub ulepszyć. Należy również określić, na których elementach istniejących procesów pracownicy polegają najbardziej. Następnie możesz zaplanować, jak zapewnić płynne działanie tych procesów podczas implementacji.

Zapoznaj się z obecnym krajobrazem technicznym w Twojej firmie, aby zobaczyć, jak nowe narzędzia będą dopasowane i czy konieczne będą szersze zmiany.

Zbuduj zespół wdrożeniowy, określ wewnętrznego potencjalnego klienta dla projektu i osoby odpowiedzialne za różne części wdrożenia. Ważne jest, aby wszyscy rozumieli złożoność zadania oraz to jak ważne jest właściwe dostosowanie procesów. Wspólnie z zespołem możesz szczegółowo zdefiniować mapę drogową wdrożenia.

3. Stwórz Strategię Zarządzania Zmianą dla wdrożenia ERP

Plan działania pomoże lepiej zorganizować proces wdrażania pod względem finansowym, proceduralnym, technicznym i ludzkim w związku z dokonaniem poważnych zmian w organizacji.

Czynnik ludzki ma kluczowe znaczenie. Ludzie muszą być przygotowani na zmiany. Twoi pracownicy muszą mieć jasną wizję tego jak nowy ERP wpłynie na to co robią. Będą musieli zrozumieć dlaczego firma chce to zrobić oraz oczywiście rozumieć wszelkie zmiany, które sprawią, że ich własne zadania będą w przyszłości łatwiejsze do wykonania i lepiej realizowane.

Zbuduj świadomość wśród swojego zespołu wyjaśniając poniższe kwestie:

  • Czym dokładnie jest ERP.
  • Jakie jest znaczenie tego oprogramowania? Podziel się celami i pożądanym rezultatem.
  • Zademonstruj, jakie rozwiązania zostaną wdrożone i dlaczego.
  • Których działów to dotyczy.
  • Jak duży będzie Twój zespół projektowy, jakie konkretne role są potrzebne i kto je wypełni.
  • W jaki sposób te osoby będą miały zmieniony plan zadań codziennych, aby umożliwić im pracę nad projektem.

Pomyśl o praktycznych aspektach, które wpływają na harmonogram projektu – cykle koniunkturalne, zmiany sezonowe, święta i urlopy roczne itp.

Aby utrzymać wysoką świadomość na wszystkich etapach wdrażania, przygotuj plan komunikacji. Korzystaj z narzędzi takich jak biuletyny, briefingi, regularne spotkania, intranet i media społecznościowe, aby w pełni informować wszystkich interesariuszy i pracowników. Bądź otwarty i staraj się omówić wszelkie problemy lub pytania, gdy tylko się pojawią.

4. Ściśle współpracuj ze swoim dostawcą

Kolejną ważną kwestią do rozważenia jest współpraca z dostawcą. Wybór sprawdzonego, doświadczonego i niezawodnego dostawcy uwolni Cię od nieoczekiwanych opóźnień i komplikacji.

Rzetelny dostawca zapewni Ci świetne wsparcie przez cały czas trwania wdrożenia i po jego zakończeniu.

Aby proces przebiegał sprawnie, wszystkie strony powinny móc obserwować kluczowe wskaźniki projektu. Zwiększona identyfikowalność pozwoli na lepsze zrozumienie harmonogramu i efektywności realizacji projektu, a także pozwoli na dokładną kontrolę jego realizacji.

Jeśli szukasz otwartej, zaufanej i produktywnej współpracy przy wdrożeniu ERP – nasz zespół specjalistów w Go-ERP jest gotowy omówić taki plan razem z Tobą podczas bezpłatnej konsultacji. Wyślij e-mail, na który mamy się z Tobą skontaktować, a my z przyjemnością pomożemy Ci przyspieszyć realizację Twojego projektu.

5. Przygotuj Go-Live oraz plan powdrożeniowy

Największym kamieniem milowym na drodze do pomyślnego korzystania z nowego systemu ERP jest moment startu etapu „Go-Live”. Udane rozpoczęcie użytkowania systemu zależy od doskonałego planowania, przygotowania i ćwiczeń praktycznych. Przemyśl sposoby na to, aby Go Live, dzień startu systemu, był jak najbardziej bezbłędny ponieważ dla wielu użytkowników końcowych w Twojej organizacji będzie to moment, który wywrze pierwsze wrażenie na temat technologii: kiedy zaczną jej używać w rzeczywistości.

Przed rozpoczęciem startu etapu Go Live upewnij się, że wszyscy znają swoje role i zadania oraz opracuj plan postępowania z nieprzewidzianymi problemami.

Planując działania powdrożeniowe musisz zdecydować, które elementy ERP będą obsługiwane wewnętrznie (przez Twój zespół) i zewnętrznie (przez Twojego partnera). My, w Go-ERP, możemy w pełni wesprzeć wdrożoną technologię, abyś mógł czuć się bezpiecznie prowadząc biznes.

Praca nad wdrożeniem ERP to ambitne zadanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania, wysokiego poziomu świadomości i gotowości na zmiany. Jak wspomnieliśmy powyżej, niezwykle ważne jest, aby znać wady istniejącego systemu i mieć realistyczne oczekiwania wobec nowego. Wybierając i zarządzając zespołem wdrożeniowym upewnij się, że członkowie personelu również przygotowali się na nadchodzące zmiany.

Jasny i praktyczny plan zarządzania zmianą, regularna komunikacja i szkolenia wśród pracowników mogą zapewnić ogólne zrozumienie i przyspieszyć proces. Kolejnym ważnym aspektem jest zarówno wybór kompetentnego dostawcy dla Twojego nowego ERP jak również budowanie z nim otwartej i uczciwej współpracy.

Podsumowując: zdefiniowanie planu i zgodne z nim działanie całego zespołu wspólnie z dostawcą może w znacznym stopniu pomóc w pomyślnym wdrożeniu.

Podoba Ci się ten artykuł?

Share on facebook
Share on Facebook
Share on twitter
Share on Twitter
Share on linkedin
Share on Linkdin
Share on pinterest
Share on Pinterest

Zostaw komentarz

Send us a message